Empfangsbereich gestalten: So wirkt der erste Eindruck in Praxis, Büro und Hotel

Der Empfang ist der einzige Ort, den wirklich jeder sieht: jeder Patient, jeder Kunde, jeder Gast. Und meist sieht man ihn in einem Moment, in dem man wartet, bis man dran ist. Genau dann schaut man sich um.

Was muss ein Empfangsbereich leisten?

• Orientierung. Wer hereinkommt, muss ohne Suchen sehen, wo er sich meldet und wo er danach wartet.
• Diskretion. Gespräche über Termine, Rechnungen oder Beschwerden sollen nicht im ganzen Raum zu hören sein.
• Erster Eindruck. Ordnung, Licht und das, was an den Wänden hängt, sagen etwas über das Haus.
• Arbeitsplatz. Hinter der Theke arbeiten Menschen acht Stunden am Tag. Was für Besucher gut aussieht, muss auch für sie funktionieren.

Die Theke: Größe, Höhe, Ordnung

Eine Theke mit zwei Ebenen hat sich bewährt: eine Ablage in Stehhöhe für Besucher und darunter der Arbeitsplatz in Tischhöhe. Ein abgesenkter, unterfahrbarer Teil auf Tischhöhe ist für Rollstuhlfahrer, kleine Menschen und Kinder wichtig und in öffentlich zugänglichen Gebäuden nach DIN 18040-1 vorgesehen.

Auf der Theke selbst gilt: so wenig wie möglich. Flyerständer, Stiftebecher, Klebezettel und Dekofiguren machen den Empfang unruhig. Ein Kartenterminal, ein Stift, vielleicht eine Pflanze. Alles andere gehört hinter die Theke oder in einen Ständer an der Wand.

Diskretion: Wie hört niemand mit?

In Arztpraxen und Kanzleien ist das keine Frage des Stils. Gesundheitsdaten unterliegen der Schweigepflicht, und am Empfang werden sie täglich ausgesprochen.

• Abstand. Eine Markierung am Boden oder ein Aufsteller, der die nächste Person auf Abstand hält.
• Wartezone nicht direkt neben der Theke. Schon zwei, drei Meter mehr und eine Ecke dazwischen helfen.
• Akustik. Harte Böden und kahle Wände tragen jedes Wort durch den Raum. Teppich, Akustikpaneele oder ein großes Bild auf Leinwand dämpfen den Nachhall.
• Leise Musik im Wartebereich überdeckt Gesprächsfetzen von der Theke.
• Telefonate mit sensiblen Inhalten nicht am Empfang, sondern in einem Nebenraum.

Licht und Farbe

Der Empfang sollte der hellste Punkt im Eingangsbereich sein, damit der Blick von selbst dorthin geht. Gutes Licht auf den Gesichtern der Mitarbeitenden macht den Empfang freundlicher, Licht von hinten oder ein dunkler Tresen wirken abweisend. Bei den Farben gilt: Die Wände eher ruhig und hell halten, Farbe gezielt an einer Stelle einsetzen. Diese eine Stelle ist meist die Wand hinter dem Empfang.

Die Wand hinter dem Empfang

Wer an der Theke steht oder wartet, schaut auf die Wand dahinter. Sie ist das Bild, das Besucher vom Haus mitnehmen. In vielen Praxen und Büros hängt dort ein Logo, ein Zertifikat oder gar nichts.

Ein großes Bild wirkt an dieser Stelle stärker als alles andere, was man in einen Empfang stellen kann. In einer Studie aus den USA schätzten Patienten die Qualität der Versorgung höher ein, wenn der Wartebereich ansprechend gestaltet war, bei gleicher Behandlung. Der erste Eindruck färbt also auf das ab, was danach kommt.

• Größe. Etwa zwei Drittel der Thekenbreite. Ein zu kleines Bild auf einer großen Wand wirkt verloren.
• Höhe. Bildmitte etwa auf Augenhöhe der Besucher, nicht der Mitarbeitenden im Sitzen, also bei rund 1,50 m oder etwas höher, wenn die Theke hoch ist.
• Logo und Bild. Beides an derselben Wand konkurriert. Besser das Logo an die Tür oder seitlich, die Wand hinter dem Empfang für das Bild.

Praxis, Büro, Hotel: Was ist anders?

Empfangsbereich in der Praxis

Patienten kommen angespannt. Hier zählt Ruhe mehr als Wirkung: ein ruhiges Bild mit naturnahen Farben, Abstand zur Wartezone, keine Plakate mit Krankheitsbildern im Blickfeld. Mehr zur ganzen Praxis im Ratgeber Praxis einrichten.

Empfangsbereich im Büro

Kunden und Bewerber sehen den Empfang als Visitenkarte der Firma. Hier darf das Bild kräftiger sein und die Farben des Unternehmens aufnehmen, ohne ein zweites Logo zu werden. Mehr auf der Seite Kunst im Büro.

Empfang im Hotel

Die Rezeption ist der erste Ort, an dem Gäste warten, oft mit Gepäck und nach langer Anreise. Ein großes Original hinter der Rezeption gibt dem Haus etwas, das Gäste nicht in jedem Hotel sehen. Mehr auf der Seite Kunst für Hotels.

Checkliste: Empfangsbereich in acht Punkten

1. Vom Eingang aus ist sofort zu sehen, wo man sich meldet.
2. Die Theke ist bis auf das Nötigste leer.
3. Es gibt einen abgesenkten Teil auf Tischhöhe.
4. Die Wartezone liegt nicht direkt neben der Theke.
5. Boden, Decke oder Wände schlucken Schall.
6. Der Empfang ist der hellste Punkt, das Licht fällt auf die Gesichter.
7. Aushänge hängen gebündelt an einer Stelle, nicht verteilt.
8. An der Wand hinter dem Empfang hängt ein Bild, das zum Haus passt.

Fazit

Ein guter Empfang fällt nicht durch Deko auf, sondern dadurch, dass man sich sofort zurechtfindet und gut aufgehoben fühlt. Die meisten Verbesserungen kosten wenig: Ordnung auf der Theke, Abstand zur Wartezone, besseres Licht. Und eine Wand, die nicht leer bleibt.

Geschrieben von

Jan-Niclas Bardenhagen

Wirtschaftsingenieur und Wirtschaftsinformatiker, seit einem glücklichen Zufall auch Maler. In seinem Atelier in Hamburg Lokstedt malt er abstrakte Originalgemälde in Acryl, Fluid Art und Öl. Die Beiträge stützen sich auf veröffentlichte Studien zur Wirkung von Farben, Formen und Räumen. Jede Quelle ist genannt, damit Sie nachprüfen können, was gesichert ist und was nicht. Mehr über den Künstler und seinen Ansatz.

Hinweis: Studio Visus ist ein Atelier und kein medizinisches oder therapeutisches Angebot. Die Beiträge fassen Forschung zur Wirkung von Räumen und Bildern zusammen. Kunst kann einen Raum angenehmer machen, eine Behandlung ersetzt sie nicht.